Перейти к основному содержимому
Версия: 7.0

Транспортные средства

Раздел предназначен для ведения списка транспортных средств и просмотра всей связанной информации: назначений водителей, обслуживаний, договоров и приложенных файлов.

Карточка транспортного средства — «точка сборки» по конкретному автомобилю: в ней удобно контролировать, кто сейчас закреплён за ТС, какие были обслуживания, какие договоры действуют, а также хранить документы.

Карточка транспортного средства

Где находится​

Откройте «Автопарк» → «Операции» → «Транспортные средства».

Чтобы открыть карточку транспортного средства, выберите строку в списке и выполните Редактировать (или откройте запись двойным щелчком, если это принято в вашей организации).

Список транспортных средств​

В списке обычно доступны основные сведения о ТС (модель, регистрационный номер, компания, категория, тип топлива и т. п.), а также текущий водитель и ярлыки.

Кроме того, в списке могут отображаться колонки по каждому типу обслуживания ТС (дата и показания одометра последнего обслуживания этого типа) и по каждому типу договоров на ТС (номер и даты последнего договора этого типа) — состав колонок зависит от заведённых типов и версии системы.

Список транспортных средств

Типовые действия в списке:

  • Добавить — добавить новое транспортное средство.
  • Редактировать — открыть карточку выбранного ТС.
  • Удалить — удалить запись (если разрешено правами и нет ограничений по связанным данным).

Для быстрого поиска и контроля используйте фильтры и сортировку. На практике чаще всего фильтруют:

  • по организации;
  • по категории ТС;
  • по ярлыкам;
  • по текущему водителю (если отображается в списке).

Создание транспортного средства​

  1. Нажмите Добавить.
  2. Заполните обязательные и основные реквизиты (в зависимости от настроек):
    • модель ТС;
    • регистрационный номер;
    • компания;
    • категория ТС, тип топлива, год выпуска и прочие характеристики.
  3. Сохраните запись.

Рекомендации по заполнению​

  • Модель. Если нужной модели нет, её обычно добавляют в разделе «Автопарк» → «Настройка» (при наличии прав).
  • Регистрационный номер. Вводите в едином формате, принятом в организации, чтобы упрощать поиск.
  • VIN. Если используется, заполняйте по документам, без пробелов и лишних символов.
  • Категория, тип топлива, год выпуска и прочие характеристики помогают формировать отчёты и планировать обслуживание.

Редактирование и удаление​

Чтобы изменить данные:

  1. В списке выберите транспортное средство.
  2. Нажмите Редактировать.
  3. Внесите изменения и сохраните карточку.

Удаление, как правило, ограничено правами. Учтите: вместе с транспортным средством удаляются связанные с ним назначения водителей, обслуживания, файлы и комментарии, а в договорах очищается ссылка на ТС. Поэтому для ТС с историей вместо удаления лучше использовать организационные правила (например, пометку в примечании или ярлык «Не используется»), если это принято в вашей компании.

Ярлыки​

Ярлыки используются как дополнительные метки для удобства фильтрации и контроля. Список доступных ярлыков настраивается в разделе Настройка.

Чтобы назначить ярлыки транспортному средству:

  1. Откройте карточку транспортного средства.
  2. В поле ярлыков выберите нужные значения.

Примеры применения ярлыков:

  • разделение ТС по назначению (служебные, резервные);
  • контроль статуса (в ремонте, лизинг/аренда);
  • быстрые выборки в списках.

Файлы​

К транспортному средству можно прикреплять файлы (например, фотографии, сканы документов).

Типовой порядок работы:

  1. Откройте карточку транспортного средства.
  2. Перейдите на вкладку Файлы.
  3. Нажмите Файл, выберите файл и при необходимости заполните описание.

Доступность добавления/удаления файлов зависит от прав.

Рекомендации:

  • прикладывайте документы, которые важно быстро найти (страховка, договор, доверенности, фотографии состояния);
  • в описании файла указывайте, что это за документ и за какой период он действует.

Связанные данные в карточке транспортного средства​

В карточке транспортного средства, как правило, доступны блоки:

Для добавления записи в связанном блоке используйте Добавить в соответствующей таблице.

Справа в карточке доступна панель Комментарии — в ней можно вести обсуждение по конкретному транспортному средству.

Как понять, кто «текущий водитель»​

Текущий водитель определяется по назначениям водителей на текущую дату. Если назначение закрыто датой окончания, то после этой даты водитель считается не назначенным.

Если текущий водитель отображается некорректно:

  1. Откройте блок Водители в карточке ТС.
  2. Проверьте даты начала/окончания назначений.
  3. Убедитесь, что периоды не пересекаются и что предыдущее назначение закрыто датой окончания.