Поступления

Где находится

Откройте «Расчёты» → «Операции» → «Поступления».

Для компактного ввода с телефона или планшета см. Мобильные поступления.

Назначение

Поступление используется для:

• фиксации поступления товаров/услуг от поставщика;
• расчёта налога и итоговой суммы;
• контроля оплаты поставщику и задолженности.

Поступление может использоваться как:

• основание для планирования выплат (если используется календарь платежей);
• точка контроля задолженности поставщику (если учет ведется по поступлениям).

Список поступлений

В списке, среди прочего, отображаются:

• Номер и Дата;
• Дата доставки и Оплатить до (срок оплаты);
• Поставщик и Тип поступления;
• Компания и Условия оплаты;
• Счет поставщика / Счет компании (счета, используемые для расчётов);
• Внутренний код поставщика (код документа у поставщика);
• Валюта;
• Оплачено — сумма, уже покрытая разнесёнными платежами;
• Примечание.

Список также содержит готовые группы фильтров Не оплачено / Оплачено / Частично оплачено для быстрого поиска документов по состоянию расчётов.

Карточка поступления

Основные поля

Как правило, в шапке поступления заполняются:

• Тип — тип поступления; он задаёт значения по умолчанию (нумератор, поставщика по умолчанию, валюту, тип платежа, признак «Цена включает налоги»);
• Дата, Номер;
• Дата доставки и Дата исполнения (если используются);
• Поставщик — контрагент-поставщик;
• Договор (если используется);
• Счет поставщика / Счет компании — счета для расчётов. Счёт поставщика должен принадлежать выбранному поставщику, счёт компании — компании;
• Условия оплаты (если используются);
• Валюта — по умолчанию из типа поступления; курс формирует сумму в базовой валюте;
• Внутренний код поставщика — код документа у самого поставщика, удобен для поиска;
• Наш представитель — по умолчанию текущий пользователь;
• Примечание и поле форматированного текста Подробности.

В карточке также есть вкладки Комментарии и Файлы (Bill file) для прикрепления исходного документа и его обсуждения.

Условия оплаты

Условия оплаты содержат количество Дней; при их выборе система вычисляет дату Оплатить до (дата + дни) и сохраняет её в документе. Сохранённая дата затем:

• используется в календаре платежей;
• определяет, является ли документ просроченным.

Подробнее: Настройки и справочники, Задолженность и календарь платежей.

Строки поступления

В строках, как правило, задаются:

• товар/услуга;
• количество и цена;
• Сумма — база строки (количество × цена); если у типа поступления установлен признак Цена включает налоги, эта сумма указывается с налогом;
• Налоги — налог, применяемый к строке;
• при необходимости колонки Ссылка, Штрихкод и Категория.

Если налоги настроены, налог подставляется автоматически из товара/услуги (его налоги закупки) или из типа документа. См. Налоги.

Если поставщик измеряется в другой единице измерения, отличной от базовой единицы товара, появляются дополнительные колонки ед. изм. поставщика / количество поставщика / цена поставщика, чтобы вводить документ в единицах поставщика.

Если используется учёт по партиям, каждая строка может нести количества по партиям, а поле штрихкода позволяет добавлять строки сканированием.

Если в типе поступления задан товар по умолчанию, он автоматически подставляется в новую строку, если товар ещё не указан (аналогично тому, как поставщик по умолчанию подставляется в шапку поступления). Это ускоряет ввод для типов, в которых обычно используется один и тот же товар/услуга.

Импорт из файла (GPT)

Если для выбранного типа поступления настроен промпт, в карточке поступления появляется действие «Импорт (GPT)» для импорта данных из файла документа поставщика с помощью OpenAI.

Что нужно подготовить

• заполнить API-ключ OpenAI и при необходимости создать конфигурации GPT для модели, рассуждения и дополнительного промпта;
• настроить промпт в типе поступления;
• заранее проверить справочники поставщиков, номенклатуры, валют и налогов.

Подробности по подготовке: Настройки и справочники.

Как использовать

1. Откройте поступление, доступное для редактирования.
2. Убедитесь, что текущие изменения в документе корректны. Перед импортом система пытается сохранить документ, и если проверка не проходит, импорт не начнётся.
3. Запустите импорт и выберите файл с документом поставщика. Если настроено несколько конфигураций GPT, выберите нужную. Стандартный сценарий рассчитан на один документ в одном файле.
4. После заполнения проверьте шапку и строки поступления и при необходимости скорректируйте результат вручную.

Что обычно заполняется

Из файла система пытается определить:

• в шапке: номер, дату, дату доставки, срок оплаты, поставщика и валюту;
• в строках: описание, товар/услугу, количество, цену, сумму без налога и налоги.

Ограничения и особенности

• Новые справочные данные автоматически не создаются. OpenAI подбирает значения только по уже существующим данным системы.
• Для сопоставления номенклатуры используются код, наименование, артикул и штрихкод. Для сопоставления поставщика используются код, наименование и адрес.
• Если значение не удалось распознать или сопоставить, соответствующее поле может остаться пустым.
• При импорте в уже заполненное поступление шапка перезаписывается значениями из файла, а новые строки добавляются к уже существующим. Повторный импорт удобнее выполнять в новое поступление или после ручной очистки строк.
• Если для типа поступления не заполнен промпт, действие импорта не показывается.
• Если не заполнен ключ доступа OpenAI или внешний запрос завершился ошибкой, система покажет сообщение и не выполнит импорт.

Статусы

Поступление проходит через статусы:

• «Черновик»;
• «К оплате»;
• «Оплачено»;
• «Отменен».

Статусы влияют на доступность редактирования и печати. Под капотом это накопительные (кумулятивные) флаги, а не одно поле, поэтому отображается «наивысший» достигнутый статус.

• в статусе «Черновик» можно свободно менять шапку и строки. Действие «В работу» (доступно только в черновике) переводит поступление в «К оплате»;
• в статусе «К оплате» документ подтверждён для дальнейших действий (регистрация оплаты, печать, корректировки). Действие «Оплачено» закрывает его;
• в статусе «Оплачено» поступление считается закрытым. Этот статус также устанавливается автоматически, как только разнесённые платежи полностью покрывают поступление;
• действие «Отменить» исключает поступление из учёта и задолженности. Отмена доступна в любом статусе, кроме «Черновик»/«Отменен».

Эти флаги также можно переключать напрямую кнопками в группе статусов, а документ можно заблокировать от редактирования отдельным переключателем блокировки в карточке.

Действие «Копировать» создаёт новое поступление в статусе «Черновик» с теми же поставщиком, компанией, типом, примечанием и строками (даты и счета не копируются).

Поступления можно также создавать программно через HTTP-эндпоинт импорта JSON (importBill), отдельно от файлового импорта (GPT), описанного выше.

Оплата и задолженность

Поступление может быть связано с исходящими платежами. По разнесённым платежам система рассчитывает:

• оплачено;
• задолженность.

В карточке есть блок «Разнесение оплат» с двумя подсписками — «Разнесенные» платежи и «Доступно». Двойным кликом по доступному платежу (или действием «Разнести») его можно зачесть против поступления; разнесённая сумма уменьшает остаток задолженности, и, как только поступление полностью покрыто, его статус автоматически переходит в «Оплачено». Разнесение возможно только между документами одного контрагента и компании.

Быстрая оплата из документа

В некоторых конфигурациях исходящий платёж можно создать прямо из документа (например, при оплате поставщику).

Как правило, сценарий такой:

1. Переведите документ в статус «К оплате».
2. Нажмите «Оплатить».
3. Проверьте карточку созданного исходящего платежа и сохраните.

Обычно система:

• подставляет контрагента, компанию, счета/кассы и тип платежа (в зависимости от настроек);
• устанавливает сумму, равную текущему остатку к оплате;
• сразу выполняет разнесение оплат на это поступление, чтобы задолженность уменьшилась.

Подробнее: Исходящие платежи.

Частичная оплата

Если платёж покрывает поступление не полностью:

• показатель «Оплачено» увеличится на разнесённую сумму;
• задолженность останется положительной до полного погашения.

Переплата / аванс

Если перечислена сумма больше суммы поступления, дальнейшее поведение зависит от правил разнесения платежей:

• переплата может остаться как не распределенная часть платежа;
• либо учитываться как аванс по контрагенту/договору.

Подробнее см. Платежи.

Подробности см. Задолженность и календарь платежей.

Печать

Если в конфигурации включены печатные формы, поступление можно распечатать из карточки документа. Предопределённый макет называется «Накладная», а каждый тип поступления содержит собственный список шаблонов поступления.

Доступность печати чаще всего зависит от:

• статуса (например, печать доступна из «К оплате»);
• наличия хотя бы одного включённого шаблона печати для типа поступления.

Подробнее: Печать и отчётность, Настройки и справочники.