Поступления

Где находится

Откройте «Расчёты» → «Операции» → «Поступления».

Для компактного ввода с телефона или планшета см. Мобильные поступления.

Назначение

Поступление используется для:

• фиксации поступления товаров/услуг от поставщика;
• расчёта налога и итоговой суммы;
• контроля оплаты поставщику и задолженности.

Поступление может использоваться как:

• основание для планирования выплат (если используется календарь платежей);
• точка контроля задолженности поставщику (если учет ведется по поступлениям).

Список поступлений

В списке обычно доступны:

• номер и дата;
• контрагент;
• статус;
• сумма;
• валюта (если используется);
• договор (если используется);
• признаки оплаты/задолженности.

Подсказка: если в списке есть колонки «оплачено»/«задолженность», их удобно использовать для быстрого контроля частичных оплат.

Карточка поступления

Основные поля

Как правило, в шапке поступления заполняются:

• тип;
• дата;
• номер;
• контрагент;
• договор (если используется);
• условия оплаты (если используются);
• примечание.

Условия оплаты

Если используются условия оплаты, они обычно влияют на:

• расчет плановой даты оплаты;
• формирование календаря платежей;
• определение просрочки.

Подробнее: Настройки и справочники, Задолженность и календарь платежей.

Строки поступления

В строках задаются:

• товар/услуга;
• количество;
• цена;
• налог (если используется);
• сумма строки.

Если налоги настроены, налог может подставляться автоматически (например, из карточки товара/услуги или из типа документа).

Если в типе поступления задан товар по умолчанию, он автоматически подставляется в новую строку, если товар ещё не указан (аналогично тому, как поставщик по умолчанию подставляется в шапку поступления). Это ускоряет ввод для типов, в которых обычно используется один и тот же товар/услуга.

Импорт из файла с помощью OpenAI

Если для выбранного типа поступления настроен промпт, в карточке поступления появляется действие импорта из файла с помощью OpenAI.

Что нужно подготовить

• заполнить API-ключ OpenAI и при необходимости создать конфигурации GPT для модели, рассуждения и дополнительного промпта;
• настроить промпт в типе поступления;
• заранее проверить справочники поставщиков, номенклатуры, валют и налогов.

Подробности по подготовке: Настройки и справочники.

Как использовать

1. Откройте поступление, доступное для редактирования.
2. Убедитесь, что текущие изменения в документе корректны. Перед импортом система пытается сохранить документ, и если проверка не проходит, импорт не начнётся.
3. Запустите импорт и выберите файл с документом поставщика. Если настроено несколько конфигураций GPT, выберите нужную. Стандартный сценарий рассчитан на один документ в одном файле.
4. После заполнения проверьте шапку и строки поступления и при необходимости скорректируйте результат вручную.

Что обычно заполняется

Из файла система пытается определить:

• в шапке: номер, дату, дату доставки, срок оплаты, поставщика и валюту;
• в строках: описание, товар/услугу, количество, цену, сумму без налога и налоги.

Ограничения и особенности

• Новые справочные данные автоматически не создаются. OpenAI подбирает значения только по уже существующим данным системы.
• Для сопоставления номенклатуры используются код, наименование, артикул и штрихкод. Для сопоставления поставщика используются код, наименование и адрес.
• Если значение не удалось распознать или сопоставить, соответствующее поле может остаться пустым.
• При импорте в уже заполненное поступление шапка перезаписывается значениями из файла, а новые строки добавляются к уже существующим. Повторный импорт удобнее выполнять в новое поступление или после ручной очистки строк.
• Если для типа поступления не заполнен промпт, действие импорта не показывается.
• Если не заполнен ключ доступа OpenAI или внешний запрос завершился ошибкой, система покажет сообщение и не выполнит импорт.

Статусы

Типовой набор статусов:

• «Черновик»;
• «К оплате»;
• «Оплачен»;
• «Отменён».

Статусы влияют на доступность редактирования и печати.

Типовая логика:

• в «Черновике» поступление можно менять (шапку и строки);
• в «К оплате» документ подтвержден для дальнейших действий (регистрация оплаты, печать — если используется). Соответствующее действие в карточке — «Отметить к выполнению».
• в «Оплачен» поступление считается закрытым (действие «Отметить как оплачен»);
• в «Отменён» поступление исключается из учета (действие «Отменить»).

Также доступно действие «Копировать», которое создаёт новое поступление в статусе «Черновик» с теми же шапкой и строками.

Оплата и задолженность

Поступление может быть связано с исходящими платежами. По разнесенным платежам рассчитывается:

• оплачено;
• задолженность.

Быстрая оплата из документа

В некоторых конфигурациях исходящий платёж можно создать прямо из документа (например, при оплате поставщику).

Как правило, сценарий такой:

1. Переведите документ в статус «К оплате».
2. Нажмите «Оплатить».
3. Проверьте карточку созданного исходящего платежа и сохраните.

Обычно система:

• подставляет контрагента, компанию, счета/кассы и тип платежа (в зависимости от настроек);
• устанавливает сумму по остатку к оплате;
• сразу выполняет разнесение оплаты на этот документ, чтобы задолженность уменьшилась.

Подробнее: Исходящие платежи.

Частичная оплата

Если платеж покрывает поступление не полностью:

• показатель «оплачено» увеличится на сумму распределения;
• «задолженность» останется положительной до полного погашения.

Переплата / аванс

Если перечислена сумма больше суммы поступления, дальнейшее поведение зависит от правил разнесения платежей:

• переплата может остаться как не распределенная часть платежа;
• либо учитываться как аванс по контрагенту/договору.

Подробнее см. Платежи.

Подробности см. Задолженность и календарь платежей.

Печать

Если в конфигурации включены печатные формы, поступление обычно можно распечатать из карточки документа.

Доступность печати чаще всего зависит от:

• статуса (например, печать доступна из «к оплате»);
• наличия настроенного шаблона.

Подробнее: Печать и отчётность, Настройки и справочники.