Faktury zakupu dla zamówień zakupu

Faktura zakupu rejestruje zakup w rozliczeniach oraz kwotę do zapłaty dostawcy. W praktyce faktura zakupu jest często tworzona z zamówienia zakupu, aby pola nagłówka i linie zostały automatycznie przeniesione.

Gdzie znaleźć

Faktury zakupu są zwykle dostępne w: „Fakturowanie” → „Operacje” → „Faktury zakupu”.

Jeśli w konfiguracji włączono powiązanie z zamówieniami zakupu, fakturę zakupu można również utworzyć z karty zamówienia zakupu.

Powiązanie z zamówieniem zakupu

Faktura zakupu może zostać utworzona na podstawie potwierdzonego zamówienia zakupu. W takim przypadku:

• pola nagłówka (firma, dostawca, waluta, warunki płatności itd.) są zwykle wypełniane z zamówienia zakupu;
• linie faktury zakupu są tworzone z linii zamówienia zakupu;
• na podstawie tego powiązania system wylicza, ile już zostało pokryte fakturami zakupu i ile pozostało.

Znaczenie praktyczne: jedno zamówienie zakupu może być pokryte wieloma fakturami zakupu i częściami.

Kiedy dostępne jest tworzenie faktury zakupu z zamówienia zakupu

Zwykle faktura zakupu na podstawie zamówienia zakupu jest używana, gdy włączony jest przepływ finansowy („Fakturowanie”) i trzeba zarejestrować kwotę do zapłaty dostawcy.

Akcja „Utwórz fakturę zakupu” pojawia się w karcie zamówienia, gdy:

1. Zamówienie jest w statusie „Potwierdzone”.
2. Dla typu zamówienia skonfigurowano typ faktury zakupu i tryb fakturowania (zob. niżej).
3. Po zamówieniu pozostała ilość do zafakturowania (pole „Do faktury” w liniach).

Tryb fakturowania

Typ zamówienia określa, jaka ilość jest przenoszona do faktury z linii zamówienia:

• „Ilość zamówiona” — do faktury podstawiana jest ilość zamówiona pomniejszona o ilości już zafakturowane w aktywnych fakturach. Tryb domyślny.
• „Ilość przyjęta” — do faktury podstawiane są tylko te ilości, dla których jest fakt przyjęcia (z powiązanych aktywnych przyjęć). Dostępne przy włączonym module magazynowym; akcja „Utwórz fakturę zakupu” w tym trybie pojawi się dopiero po przyjęciu części towaru.

Kontrola po liniach

Linie zamówienia pokazują dwa pola pomocnicze:

• „Zafakturowano” — ilość pokryta aktywnymi fakturami (nieanulowane, status „do zapłaty” lub wyżej);
• „Zapłacono” — ilość pokryta w pełni opłaconymi fakturami.

Linie są podświetlane, gdy „Zafakturowano”/„Zapłacono” jest mniejsze niż ilość zamówiona; kliknięcie pola otwiera listę powiązanych faktur zakupu.

Jak utworzyć fakturę zakupu na podstawie zamówienia zakupu

1. Otwórz zamówienie zakupu.
2. Uruchom akcję „Utwórz fakturę zakupu” (jeśli jest dostępna w konfiguracji).
3. W otwartej fakturze zakupu sprawdź pola nagłówka (zwykle wypełnione automatycznie z zamówienia zakupu):
   • firma;
   • dostawca;
   • waluta;
   • warunki płatności;
   • referencje dostawcy / notatka (jeśli były uzupełnione w zamówieniu zakupu).
4. Sprawdź linie faktury zakupu:
   • towar i opis;
   • ilość (zwykle „do pokrycia”: ilość zamówiona minus to, co już pokryto innymi fakturami zakupu);
   • cena.
5. Jeśli trzeba, dostosuj ilości/ceny, aby odpowiadały dokumentom dostawcy.
6. Ustaw fakturę zakupu w wymagany status zgodnie z regułami konfiguracji (na przykład „Do zapłaty”).

Wiele faktur zakupu dla jednego zamówienia zakupu (pokrycie częściowe)

Jeśli dostawy i/lub dokumenty dostawcy przychodzą partiami, możliwe jest tworzenie wielu faktur zakupu dla jednego zamówienia zakupu:

• pierwsza faktura zakupu pokrywa część linii/ilości;
• kolejna faktura zakupu jest tworzona dla pozostałej części;
• w zamówieniu zakupu zwykle można kontrolować „ile już pokryto” i „ile pozostało”.

Opłacanie faktury zakupu

Typowy łańcuch wygląda następująco:

1. Faktura zakupu — rejestruje kwotę do zapłaty dostawcy.
2. Płatność wychodząca — rejestruje płatność i zmniejsza dług (po dopasowaniu płatności).

Zobacz też: Faktury zakupu, Płatności wychodzące, Dopasowanie płatności.

Ograniczenia przy zamykaniu/blokowaniu zamówienia zakupu

W niektórych konfiguracjach może obowiązywać reguła: „nie można zamknąć/zablokować zamówienia zakupu, jeśli nie jest opłacone w całości”.

Jeśli napotkasz takie ograniczenie:

1. Sprawdź, czy utworzono faktury zakupu dla wszystkich linii.
2. Sprawdź, czy płatności wychodzące zostały dopasowane do faktur zakupu.
3. Upewnij się, że faktury zakupu i płatności nie mają statusu Anulowan.

Zobacz też: Ustawienia.