Towary

Słownik „Towary” zawiera produkty i usługi, które są używane w pozycjach dokumentów (zamówienia, wydania, faktury, rachunki itp.).

Produkty i usługi — jaka jest różnica

Towary dzielą się na dwa główne typy:

• Produkty — pozycje materialne, które zwykle biorą udział w ewidencji magazynowej.
• Usługi — prace i usługi, które nie wymagają składowania i nie tworzą stanów magazynowych.

Podział jest potrzebny, aby:

• poprawnie wykonywać operacje magazynowe (jeśli włączony jest obszar magazynowy);
• przechowywać atrybuty specyficzne dla produktów (np. waga, objętość, kraj pochodzenia — jeśli używane);
• uprościć wybór w dokumentach i analizę.

Kiedy utworzyć „produkt”

Utwórz produkt, jeśli pozycja:

• jest przyjmowana na magazyn i/lub wydawana z magazynu;
• wymaga kontroli stanów, rezerwacji, partii/numerów seryjnych (jeśli używane);
• ma cechy fizyczne ważne dla logistyki (waga/objętość).

Przykłady: surowce, komponenty, wyroby gotowe, materiały eksploatacyjne.

Kiedy utworzyć „usługę”

Utwórz usługę, jeśli pozycja:

• jest pracą/usługą i nie jest składowana w magazynie;
• nie powinna tworzyć ruchów magazynowych;
• jest rozliczana w dokumentach jako usługa (jednostką ilości jest „godzina”, „usługa”, „zlecenie”, „zmiana” itp.).

Przykłady: dostawa, montaż, naprawa, konsulting, najem.

Przed tworzeniem towarów

Zaleca się uzupełnienie z wyprzedzeniem:

• Jednostki miary (co najmniej podstawowe);
• Kategorie, jeśli planujesz grupowanie towarów.

Import produktów z pliku z użyciem OpenAI

Jeśli skonfigurowano opis importu produktów, na pasku narzędzi listy towarów dla drzewa kategorii pojawia się działanie Import (GPT). Działanie służy do początkowego uzupełnienia lub rozszerzenia katalogu produktów z pliku dostawcy, arkusza, PDF, obrazu albo innego załączonego pliku, który OpenAI może odczytać.

Co trzeba przygotować

• uzupełnić klucz API OpenAI i w razie potrzeby utworzyć konfiguracje GPT dla modelu, rozumowania i dodatkowego promptu w ogólnych ustawieniach integracji;
• otworzyć Dane podstawowe → Ustawienia i na karcie Towary uzupełnić Import (GPT) → Prompt. Użyj Default, aby wczytać standardowy opis, a następnie dostosuj go do swoich plików katalogowych, jeśli trzeba;
• sprawdzić, czy jednostki miary mają stabilne ID, ponieważ import nie tworzy nowych jednostek miary;
• sprawdzić istniejące kategorie i produkty w wybranej gałęzi: są one wysyłane do OpenAI jako dane referencyjne, aby można było wykluczyć duplikaty.

Jak używać

1. Otwórz Dane podstawowe → Towary.
2. Wybierz kategorię, której gałąź ma zostać użyta jako zakres referencyjny do sprawdzania duplikatów.
3. Kliknij Import (GPT) i wybierz plik źródłowy. Jeśli skonfigurowano kilka konfiguracji GPT, wybierz tę, której chcesz użyć.
4. W oknie podglądu sprawdź nowo rozpoznane kategorie i produkty. Możesz poprawić pola oraz usunąć wiersze, które nie powinny zostać utworzone.
5. Zatwierdź/zapisz podgląd, aby utworzyć pozostałe kategorie i produkty, albo zamknij/anuluj go, aby odrzucić wynik.

Co jest tworzone

• kategorie z nazwą i kategorią nadrzędną;
• produkty z nazwą, kategorią, referencją i jednostką miary.

ID nowych kategorii i produktów są generowane przez system.

Ograniczenia i cechy działania

• Działanie jest ukryte, dopóki opis importu jest pusty.
• Istniejące kategorie i produkty nie są aktualizowane; scenariusz tworzy tylko nowe pozycje zwrócone przez OpenAI.
• Nowe jednostki miary nie są tworzone automatycznie. Jeśli OpenAI nie zwróci ID istniejącej jednostki, jednostka produktu może pozostać pusta.
• Dopasowanie kategorii wykorzystuje ID istniejących kategorii albo nazwy kategorii tworzonych w tym samym podglądzie. Jeśli kategorii nie uda się dopasować, system umieści wiersz w kategorii głównej.
• Zawsze sprawdzaj podgląd przed zapisem: rozpoznawanie przez OpenAI zależy od jakości pliku i skonfigurowanego opisu.
• Jeśli nie uzupełniono klucza API OpenAI albo żądanie zakończy się błędem, system pokaże komunikat i niczego nie zaimportuje.

Lista towarów

Lista zwykle pokazuje:

• Nazwa;
• ID;
• Typ (jeśli używany);
• Kategoria;
• Jednostka miary.

Jeśli dostępna jest archiwizacja, użyj filtra „Aktywnie” / „Zarchiwizowane”.

Karta towaru

Typowe pola:

• Nazwa — edytowalna nazwa pozycji;
• Nazwa (pełna) — tworzona automatycznie (prefiks kategorii + nazwa + prefiksy/sufiksy atrybutów); tylko do odczytu;
• Typ — Produkt lub Usługa, określany przez rodzaj pozycji; tylko do odczytu;
• Kategoria;
• Jednostka miary;
• ID — generowane automatycznie;
• Referencja (jeśli używana);
• Opis;
• Zarchiwizowane.

Ustawienia magazynowe

Jeśli w systemie włączony jest obszar magazynowy, w karcie towaru na zakładce Magazynowanie mogą być dostępne dodatkowe parametry:

• Waga i Objętość;
• Jednostka SKU i Współczynnik (używane do automatycznego przeliczania i ewidencji stanów bieżącego towaru poprzez inną pozycję bazową). Więcej szczegółów w sekcji Magazynowe jednostki SKU.

Dla towarów można również skonfigurować współczynniki przeliczeniowe dla pakietów (na zakładce Jednostki miary), a na zakładkach Zakup i Sprzedaż — wybrać domyślne pakiety. Pozwala to na korzystanie z mechanizmu ewidencji opakowań bezpośrednio w dokumentach.

Inne zakładki

W zależności od włączonych modułów i ustawień pozycji karta towaru może mieć też inne zakładki — na przykład Kody kreskowe, Atrybuty, Zdjęcie oraz Dokumenty (powiązane dokumenty). Zakładki Zakup i Sprzedaż pojawiają się tylko przy ustawionych flagach „Można zakupić” / „Można sprzedać”.

Zalecenia dotyczące uzupełniania dla produktów

• Upewnij się, że wybrano Kategorię i Jednostkę miary (np. „szt.”, „kg”, „m”).
• Jeśli konfiguracja zawiera Wagę, Objętość, Kraj pochodzenia — uzupełnij je dla produktów, gdy atrybuty są wykorzystywane w logistyce, znakowaniu lub raportowaniu.

Zalecenia dotyczące uzupełniania dla usług

• Wybierz jednostkę miary odzwierciedlającą zakres usługi (np. „godzina”, „usługa”, „zlecenie”).
• Wygodnie jest uwzględnić format/skład dostawy w nazwie (np. „Dostawa w mieście”, „Montaż (1 godzina)”), aby usługa była jednoznaczna przy wyborze.

Komentarze i historia

Jeśli komentarze/historia są włączone w konfiguracji, karta może zawierać zakładkę z komentarzami i/lub historią zmian. Jest to przydatne do zapisywania ustaleń oraz powodów korekt.

Praktyka utrzymania

• Stosuj spójny styl nazewnictwa dla aktywnych towarów.
• Jeśli towar nie jest już sprzedawany/kupowany, zarchiwizuj go, aby nie pojawiał się przy wyborze w nowych dokumentach.

Typowe błędy

Usługa została utworzona jako produkt

W rezultacie usługa może zacząć zachowywać się jak pozycja magazynowa (np. oczekiwania dotyczące stanów lub niepoprawna logika w dokumentach).

Zalecenie: utwórz poprawny towar jako usługę, przełącz procesy na niego i przenieś niepoprawny towar do Zarchiwizowane.

Produkt został utworzony jako usługa

W rezultacie możesz utracić kontrolę stanów i operacje magazynowe.

Zalecenie: utwórz poprawny towar jako produkt i używaj go w dokumentach, w których wymagana jest ewidencja magazynowa.