Rejestracja czasu
Funkcja Rejestracja czasu służy do zapisywania oznaczeń czasu pracy pracowników:
- Check In — rozpoczęcie czasu pracy
- Check Out — zakończenie czasu pracy
Każda rejestracja tworzy/aktualizuje rekord Rejestracji czasu. W zależności od użytej metody, system może również zapisywać geolokację (szerokość/długość geograficzną) oraz zdjęcia.
Co jest zapisywane
Dla każdego rekordu rejestracji czasu system przechowuje:
- Pracownik — ustawiany automatycznie na aktualnie zalogowanego pracownika przy tworzeniu rekordu.
- Data i godzina Check In — wymagane.
- Data i godzina Check Out — opcjonalne do momentu, aż pracownik wykona Check Out.
- Przepracowane godziny — obliczane jako różnica między Check In i Check Out.
- Geolokacja Check In / Check Out — wartości szerokości i długości (jeśli dostępne).
- Zdjęcia Check In / Check Out — zapisywane przy użyciu kiosku (jeśli urządzenie/kamera są skonfigurowane).
Główne zasady (jak system decyduje, co zrobić)
- System bierze pod uwagę ostatni rekord rejestracji czasu pracownika.
- Jeżeli ostatni rekord nie ma jeszcze czasu Check Out, traktowany jest jako otwarty.
- W takim przypadku następna rejestracja będzie Check Out.
- Jeżeli nie ma otwartego rekordu, następna rejestracja będzie Check In.
Metody Check In
Rejestracja czasu na urządzeniu mobilnym
Pracownik rejestruje oznaczenia przez mobilny interfejs (Rejestracja czasu — dashboard).
Formularz pokazuje:
- duże przyciski Start (Check In) / Stop (Check Out);
- bieżący stan (otwarty/zamknięty) na podstawie ostatniego rekordu;
- listę ostatnich rekordów rejestracji dla aktualnego użytkownika (od najnowszego Check In);
- sumy dla Tego tygodnia i Tego miesiąca.
Wymóg geolokacji (mobile)
Na urządzeniu mobilnym przyciski Check In/Check Out mogą być zablokowane, gdy geolokacja nie jest dostępna.
- Jeżeli nie są dostępne wartości szerokości/długości, przyciski Start/Stop są wyłączone.
- Wyjątek: jeżeli pracownik ma uprawnienie do rejestrowania czasu bez geolokacji (patrz „Ustawienia i uprawnienia”).
Blok geolokacji pokazuje również:
- aktualne wartości szerokości i długości;
- komunikat błędu (jeżeli klient nie może pobrać pozycji);
- kontrolkę do wymuszenia pobrania bieżącej pozycji urządzenia.
Uwagi:
- formularz mobilny odświeża się automatycznie (okresowo), dzięki czemu „przepracowany czas od Check In” jest aktualizowany.
Co się dzieje przy Check In (mobile)
Gdy pracownik kliknie Start:
- Tworzony jest nowy rekord rejestracji czasu.
- Check In ustawiany jest na bieżący czas.
- Jeżeli są dostępne, zapisywane są współrzędne szerokości/długości dla Check In.
- Formularz przechodzi do nowo utworzonego rekordu na liście.
Co się dzieje przy Check Out (mobile)
Gdy pracownik kliknie Stop:
- System znajduje ostatni rekord rejestracji czasu pracownika.
- Check Out ustawiany jest na bieżący czas.
- Jeżeli są dostępne, zapisywane są współrzędne szerokości/długości dla Check Out.
Akcja Stop wymaga potwierdzenia.
Zalecenia:
- przed rejestracją upewnij się, że na urządzeniu są włączone usługi lokalizacji;
- przy słabym sygnale GPS oznaczenie może być niedostępne lub wymagać ponownej próby.
Kiosk rejestracji czasu
Kiosk jest używany, gdy wygodniej jest rejestrować czas na miejscu (np. przy wejściu do biura lub punkcie kontrolnym).
Typowy scenariusz:
- Pracownik skanuje identyfikator / kod kreskowy.
- System dekoduje zeskanowaną wartość i próbuje dopasować ją do pracownika.
- W zależności od aktualnego stanu pracownika zapisuje Check In lub Check Out.
- Zapisywane jest zdjęcie (jeżeli kiosk/urządzenie obsługuje wykonanie zdjęcia).
Kiosk używa okna potwierdzenia z informacją o pracowniku i dużym komunikatem:
- Check In (zielone)
- Check Out (czerwone)
Jeśli pracownik nie zostanie rozpoznany, wyświetlany jest komunikat „Pracownika nie znaleziono”.
Specyfika kiosku
- Kiosk blokuje ponowne przetworzenie tej samej zeskanowanej wartości w krótkim oknie czasu (aby uniknąć podwójnych skanów).
- Kiosk może wyświetlać listę pracowników, którzy są aktualnie zalogowani (checked in) w pobliżu (na podstawie porównania bieżących współrzędnych kiosku z zapisanymi współrzędnymi Check In).
Ustawienia i uprawnienia
Rejestracja czasu bez geolokacji
Istnieje ustawienie na poziomie pracownika Rejestracja czasu bez geolokacji.
- Jeżeli jest włączone dla pracownika, może on korzystać z rejestracji mobilnej nawet wtedy, gdy system nie może pobrać szerokości/długości.
- Jeżeli jest wyłączone, przyciski mobilne Start/Stop wymagają poprawnej geolokacji.
Opcja jest dostępna na karcie pracownika w sekcji Rejestracja czasu.
Podgląd i edycja rejestracji (back office)
Formularze do pracy z rekordami rejestracji czasu:
- Rejestracja czasu — podgląd pojedynczego rekordu (w tym pól geolokacji i zdjęć, jeżeli są).
- Rejestracje czasu — lista rekordów z filtrami:
- Otwarte (brak Check Out)
- Zamknięte (wykonany Check Out)
W zależności od uprawnień, użytkownicy mogą ręcznie tworzyć/edytować/usuwać rekordy w back office (np. do korekt).
Częste sytuacje
Nie można zarejestrować oznaczenia z powodu geolokacji
Możliwe przyczyny:
- geolokacja jest wyłączona na urządzeniu;
- aplikacja nie ma dostępu do geolokacji;
- pracownik nie ma uprawnienia do rejestrowania czasu bez geolokacji.
Co zrobić:
- włącz usługi lokalizacji na urządzeniu;
- przyznaj aplikacji uprawnienia do geolokacji;
- jeśli organizacja na to pozwala, poproś administratora o włączenie opcji Rejestracja czasu bez geolokacji dla pracownika.
Przepracowane godziny nie są wyświetlane / wyglądają niepoprawnie
Przepracowane godziny są obliczane na podstawie czasu Check In i Check Out.
Sprawdź:
- czy pracownik wykonał Check Out (w przeciwnym razie rekord jest „otwarty”);
- czy czas na urządzeniu jest poprawny;
- jeśli wprowadzono korekty ręcznie, zweryfikuj daty i godziny Check In/Check Out.
Pracownika nie ma na liście kiosku
Sprawdź:
- poprawność identyfikatora (kod kreskowy/numer);
- czy pracownik jest utworzony w systemie;
- uprawnienia do rejestracji czasu.
Jeżeli kiosk pokazuje listę zalogowanych w pobliżu, sprawdź również:
- czy geolokacja kiosku jest dostępna;
- czy Check In pracownika został zapisany razem z geolokacją.